Was Deine Kasse bis 2017 können muss – GoBD Kassencheck
In der Gastronomie gehört die Kasse zum Alltagswerkzeug – sei es für Restaurantinhaber oder für Hoteliers. Seit Veröffentlichung der GoBD – also der “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” – besteht Verunsicherung im Hinblick auf elektronische Aufzeichnungen. Verständlich, dass ein Schreck durch die Branche ging, als es hieß: “Die elektronische Kasse wird Pflicht.” Wir können Entwarnung geben – das ist ein Irrtum. Fakt ist dennoch: Ein Kassencheck ist Pflicht – auch für Gastronomen. Denn das Finanzamt schaut hier ganz genau hin.
Die Finanzverwaltung hat bereits in 2010 Regeln für elektronische Kassen aufgestellt, die im kommenden Jahr gelten. Wer eine elektronische Kasse besitzt, muss ab dem 1.1.2017 einiges beachten. Wer sich den ganzen Aufwand sparen will, stellt auf ein Kassensystem um, das speziell für die Gastronomie entwickelt wurde und 100% GoBD-konform ist wie z.B. das iPad-Kassensystem von orderbird.
Elektronische Kassen müssen aufgerüstet werden
Die beruhigende Nachricht gleich vorweg: Die GoBD und das BMF-Schreiben von 2010 verpflichten Gastronomen nicht zum Führen einer elektronischen Registrierkasse. Ab dem 1.1.2017 müssen Gastronomen jedoch viele neue Grundsätze in ihrer Kassenführung beachten. Das gilt vor allem für elektronische Registrierkassen. Viele Altmodelle haben ausgesorgt. Die Stichwörter lauten: Datenaufbewahrung und Verfahrensdokumentation. Gastronomen müssen bei Ihrer elektronischen Registrierkasse unbedingt bis Ende des Jahres die Archivierung folgender Daten und Unterlagen sicherstellen:
- alle im System hinterlegten Artikel und Warengruppen sowie die entsprechenden Preise mit Historie
- Daten über Änderungen für Auswertungen, Programmierungen und Änderungen von Stammdaten (Verfahrensdokumentation)
- sämtliche Journaldaten
- die Bedienungsanleitung der Kasse
- die Programmieranleitung der Kasse
- den Einsatzort und die Einsatzzeit, wenn die Kasse an unterschiedlichen Orten genutzt wird (z. B. Messen oder Märkte)
Das bedeutet auch, dass elektronisch aufgezeichnete Daten in elektronischer Form aufbewahrt werden müssen. Leserlich müssen sie ebenfalls sein. Selbstverständlich ist das allerdings nicht: Viele ältere Kassen können die steuerrelevanten Daten nicht langfristig speichern.
Ganz wichtig: Auch Stornobuchungen müssen korrekt dokumentiert werden. Denn Stornos fehlerhafter Buchungen bergen eine besondere Manipulationsgefahr. Die Finanzbehörden schauen deshalb ganz genau hin. Wer einmal eine falsche Stornobuchung vornimmt, den hat das Finanzamt ab sofort auf dem Kieker: Die Folge ist ein dauerhafter Manipulationsverdacht. Gastronomen sollten es also besser gar nicht so weit kommen lassen. Jede einzelne Änderung muss im System sichtbar sein und Manipulationen müssen auszuschließen sein.
Offene Ladenkassen müssen nicht auf den Müll
Die gute Nachricht: Offene Ladenkassen müssen nicht auf den Müll. Ein GoBD Kassencheck bleibt trotzdem nicht erspart. Bei der offenen Ladenkasse beschränken sich die To-Dos allerdings auf einen Punkt: Den täglichen handschriftlichen Kassenbericht. Folgende steuerrelevanten Informationen sollte der Kassenbericht enthalten:
Kassenendbestand (Ermittlung durch Zählung)
- Kassenendbestand des Vortages
- Bareinlagen
- Ausgaben
- Barentnahmen
- Tageseinnahmen
Kassenbericht ist nicht gleich Kassenbuch
Achtung: Das Kassenbuch ersetzt nicht den Kassenbericht. Ein Kassenbericht gibt Auskunft über die Gesamtsumme der Einnahmen an jedem einzelnen Geschäftstag. Ein Kassenbuch hingegen dokumentiert alle Informationen zu einem einzelnen Geschäftsvorfall.
Ein Kassenbuch enthält folgende Angaben:
- Datum
- Beleg
- Belegnummer
- Steuersatz
- Einnahme in der Kasse
- Ausgabe durch Kasse
- Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer
- Kassenbestand
Kurzum: Jeder Unternehmer, der zur Buchführung verpflichtet ist, muss ein Kassenbuch führen. Die Daten über Tageseinnahmen müssen in dieses Kassenbuch eingeführt werden – und das geschieht:
– bei der offenen Ladenkasse mittels Kassenbericht
– bei der Registrierkasse über die Tagesendsummenbons (Z-Bons).
Wichtig dabei:
Ein gutes Dokumentenmanagement ist das A und O. Daher gilt: Die Z-Bons müssen immer gut aufbewahrt werden! Diese zeigen an, wie viel Geld in die Kasse geflossen ist und sind als Buchungsbeleg 10 Jahre lang aufbewahrungspflichtig. Da Z-Bons durch die Z-Nummern fortlaufend durchnummeriert sind, erkennt das Finanzamt sofort, wenn einmal ein Z-Bon fehlt.
Was es sonst noch wichtiges zu tun gibt
Wer das erledigt hat, ist gut auf die neue Rechtslage vorbereitet – vorausgesetzt natürlich, er ist auch gegen alle anderen Fehlerquellen gewappnet. Wer sich hier nicht sicher ist, für den haben wir hier noch einmal die wichtigsten Punkte zusammengefasst:
- Trennt bare und unbare Zahlungen – nur Barzahlungen gehören in den Kassenbericht und das Kassenbuch!
- Achtet auf die Kassensturzfähigkeit – bei einer Betriebsprüfung wird kontrolliert, ob der tatsächliche Kassenbestand mit dem buchmäßigen Bestand übereinstimmt. Wenn der Betriebsprüfer kommt, sollte alles korrekt sein!
- Achtet auf lückenlose Aufzeichnungen – dass die Belege vollständig sein müssen, sollte aber selbstverständlich sein.
- Zeichnet unterschiedliche Umsätze getrennt auf – Außer-Haus-Umsätze werden nur mit 7% besteuert und dürfen deshalb nicht mit Inhouse-Umsätzen vermischt werden.
Wir raten dazu, sobald wie möglich einen GoBD Kassencheck vorzunehmen. Nur so bleibt genug Zeit, die Kasse gegebenenfalls aufzurüsten, bevor die Finanzbehörden Ernst machen!
Ihr seid Euch unsicher und möchtet Euch lieber in die erfahrenen Hände eines auf Gastronomie Beraters geben? Wir unterstützen Sie sehr gerne dabei!