Die Lohnbuchhaltung der HoGa‘s
In der Gastronomie ist die Abrechnung von Mitarbeitern mit Festlöhnen gewiss der einfachste Weg, es ist aber auch der teuerste. Personalkosten stellen neben dem Warenverbrauch den größten Kostenblock in der Gastronomie dar. Daher ist es besonders wichtig, diesen Bereich ständig zu kontrollieren und zu optimieren. Zugleich hat gutes Personal aber auch seinen Preis: Zur Motivation der Beschäftigten muss auch ein ordentliches Gehalt gezahlt werden.
Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, einem Mitarbeiter mehr Nettolohn zu zahlen, dabei aber dennoch nicht den eigentlichen Bruttolohn zu erhöhen. Das hat natürlich insbesondere Einfluss auf die Sozialversicherungsabgaben für beide Parteien und die Lohnsteuer für den Arbeitnehmer. In der Gastronomie werden diese Möglichkeiten bisher noch viel zu selten ausgeschöpft.
Folgend sehen Sie einen Auszug aus den bestehenden Möglichkeiten zur Netto-Lohn-Optimierung.
Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge
Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge können zusätzlich zum Bruttolohn gezahlt werden und sind innerhalb gesetzlich festgelegter Grenzen sozialversicherungs- und lohnsteuerfrei. Dabei ist zu beachten: Es muss ein Nachweis über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter geführt werden.
Tipp: Man kann mit seinen Mitarbeitern vereinbaren, Zuschläge bis zu einem bestimmten Maximalbetrag zu zahlen. Dieser sollte aber sinnvoll, erreichbar und angemessen sein (ca. 10% des Bruttolohns). Die Formulierung im Arbeitsvertrag könnte lauten: „Es wird ein Zuschlag für geleistete Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit maximal in Höhe von € … gezahlt. Hierüber wird ein entsprechender Nachweis geführt. Darüber hinaus anfallende Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit ist mit der Grundvergütung abgegolten.“ Der bezahlte Betrag muss in jedem Monat regelmäßig niedriger oder gleich dem tatsächlich berechneten Betrag sein. Ansonsten gibt es Schwierigkeiten mit dem Finanzamt und den Sozialversicherungsträgern. Beachten Sie, dass generell keine Pauschalzuschläge gezahlt werden dürfen.
Pauschale für Sachbezüge
Zusätzlich zum Lohn können dem Mitarbeiter sozialversicherungsfrei und lohnsteuerfrei bis zu 44 € pro Monat in Form von Sachbezügen gewährt werden. Beispiele solcher Sachbezüge sind Benzingutschein, Zeitungsabonnement, Monatskarte für den öffentlichen Nahverkehr oder ein Zuschuss für den monatlichen Fitnessstudio-Beitrag.
Auch hier ist die Nachweispflicht zu beachten: Es muss ein monatlicher Gutschein mit der genauen Bezeichnung erstellt werden. Die Freigrenze von 44 € darf dabei keinesfalls überschritten werden!
Pauschal versteuerte Fahrtkostenzuschüsse
Fahrtkostenzuschüsse können pauschal versteuert zusätzlich zum Bruttolohn gezahlt werden. Die aktuell gültigen Kilometerpauschalen ändern sich häufiger. Daher sollten Sie die jeweils gültigen Werte nachlesen oder bei Ihrem Steuerberater erfragen. Fahrtkostenzuschüsse sind sozialversicherungsfrei. Dieser Zuschuss unterliegt einer pauschalen Lohnsteuer von 15% und darf den Betrag nicht überschreiten, den der Arbeitnehmer nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 und Abs. 2 EStG als Werbungskosten geltend machen könnte.
Variable Vergütung durch Zielvereinbarungen
Variable Lohnbestandteile werden immer wichtiger. Sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Mitarbeiter ist es von zunehmender Bedeutung, die tatsächliche Arbeit zu vergüten. Für den Gastronomie-Inhaber bieten variable Vergütungsmodelle Flexibilität, die Lohnkosten in gewissen Grenzen an den wirtschaftlichen Erfolg seines Betriebes anzupassen und dadurch das Risiko zu minimieren. Für den Mitarbeiter stellt es einen Anreiz zur Steigerung seiner Leistung und Arbeitsqualität dar. Dafür eignet sich ein System mit Zielvereinbarungen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, variable Gehaltsbestandteile zu definieren: Auszahlung einer festen Prämie bei Erreichen eines definierten Zieles, prozentuale Prämien oder auch Geschäftserfolgsprämien für alle sind nur einige der gängigen Möglichkeiten.
Bei Einführung des Systems sollten Sie sich aber unbedingt von Ihrem Steuerberater und anderen Sachverständigen beraten lassen, denn es sind zahlreiche Faktoren bei der Ausgestaltung einer variablen Vergütung zu bedenken.
Urlaubsbeihilfe
Eine Urlaubsbeihilfe pro Mitarbeiter und Jahr von maximal 156 € ist möglich. Ist der Mitarbeiter verheiratet, kommen noch einmal 104 € dazu, für jedes Kind weitere 52 €. Bei einem verheirateten Mitarbeiter mit 2 Kindern sind das immerhin insgesamt 364 €. Urlaubsbeihilfe wird sozialversicherungsfrei und lohnsteuerfrei zusätzlich zum Bruttolohn gezahlt. Allerdings ist der Betrag mit 25% Pauschalsteuer und Solidaritätszuschlag durch den Arbeitgeber zu versteuern.
Dabei ist zu beachten: Die jährlichen Höchstbeträge von 156 € für den einzelnen Arbeitnehmer, 104 € für dessen Ehegatten und 52 € für jedes Kind dürfen keinesfalls überschritten werden. Außerdem muss die Beihilfe zeitnah zum genommenen Urlaub ausgezahlt werden.
Bitte beachten Sie, dass die aufgeführten Auszüge nur Möglichkeiten zur Netto-Lohn-Optimierung darstellen und keine Steuer- oder Rechtsberatung darstellen.